Die Organisation

Novagraaf ist eine internationale Patent- und Markenagentur, die täglich über geistiges Eigentum, neue Ideen oder neue (Export-) Erfindungen berichtet. Bekannte Marken, neue Marken und innovative neue Produkte. Marken, Patente, Domainnamen, Entwürfe oder Urheberrechte, Novagraaf berät zum Schutz und Management von globalen Rechten an geistigem Eigentum. Novagraaf erkennt Missbrauch und unterstützt bei der Durchsetzung von Eigentumsrechten, wenn ein Verstoß festgestellt wird.

Die Herausforderung

Ziel von Novagraf war die Automatisierung von möglichst vielen dokumentenbasierten Prozessen. Neben dem Einsatz von JOIN (DMS) wird dazu ein Input Management System benötigt, das manuelle Routinearbeiten auf ein Minimum reduziert und gleichzeitig für eine gleichförmige Bearbeitung der Dokumente sorgt. Der Schwerpunkt liegt auf der Verarbeitung von täglich ca. 1.500 E-Mails mit einer Vielzahl von verschiedenen Dokumenten.

Legal

In allen Bereichen des Rechtswesens müssen offizielle Aufzeichnungen für viele Jahre erhalten bleiben. Elektronisch speichern ist die Lösung.

Dies führt zu anderen Fragestellungen: „Wie bleibt die Integrität der Originaldokumente erhalten?“ „Wie kann der Speicherplatz optimal genutzt werden?“ „Wie kann auf die Dokumente einfach zugegriffen werden?“

Die Vorgehensweise

Docuwork stellte sicher, dass DocYard integriert mit den Fachanwendungen eingesetzt werden kann. So wurde eine Verbindung zu Join (DMS), den E-Mail-Boxen und der bestehende ERP-Lösung InproTech hergestellt. Dafür wurde zunächst ein Plan für eine optimale Implementierung aller benötigten Schnittstellen und Workflows entwickelt.

Ergebnis

Inzwischen werden alle Dokumente die aus der europäischen Markenbüro empfangen werden automatisiert heruntergeladen und mit DocYard verarbeitet. Aktuell arbeitet Docuwork an einer Optimierung und an der Gestaltung von zusätzlichen Arbeitsprozesse in DocYard, um die Digitalisierungsziele der Novagraaf weiter zu unterstutzen.