Der Wirbel, den die Umsetzung der DSGVO Gesetzgebung verursachte, hat sich zwar etwas gelegt. Aber auch wenn Sie alles gut organisiert haben, bleibt es ein Tagesordnungspunkt für alle Organisationen. Die DSGVO befasst sich im Wesentlichen mit identifizierbaren personen-bezogenen Daten und dem Umgang mit ihnen. Gemäß Privacy by Design wird nun eine Anwendung und / oder ein Dienst für die meisten Anwendungen entworfen, bei denen die Mindestdaten
für einen bestimmten Zweck gesammelt werden.

Es gibt jedoch viele Regierungsbehörden und andere große Organisationen, die ihre Dokumente mit persönlichen Daten (Name des Autors, Lehrers usw.) anonymisieren möchten, um diese Dateien über ihr Portal teilen zu können, in denen aber niemand ihre Privatsphäre verletzen möchte. Zu den Dateien, die hauptsächlich von Unternehmen anonymisiert werden, gehören Archive, Bücher und Abschlussarbeiten. Aber welche Informationen müssen Sie gemäß DSGVO anonymisieren und wie können Sie das richtig und effizient machen?

Für vollständig anonymisierte Daten ist die DSGVO nicht mehr anwendbar. Anonymisierung kann als eine Technik verwendet werden, wenn eine Organisation die Daten für Veröffentlichungs- oder statistische Zwecke aufbewahren möchte, aber sie auf Einzelpersonen zu reduzieren, ist nicht länger notwendig oder rechtmäßig. Eine vollständige Anonymisierung ist jedoch nicht einfach. Für jede Situation muss geprüft werden, welche Daten ausgetauscht werden müssen, damit eine natürliche Person nicht identifiziert werden kann.

Lösung: das DocYard Anonymisierungsmodul

Für die Dokumentenverarbeitungsplattform DocYard wurde ein neues Modul entwickelt, mit dem Kunden Anonymisierung oder Pseudonymisierung personenbezogener Daten sehr effizient durchführen können.
Irreversibilität ist garantiert. Die anonymisierten personenbezogenen Daten können nicht mehr zurückverfolgt oder reproduziert werden. Einige Beispiele: Baugenehmigungen, Umweltgenehmigungen, etc., die die öffentliche Verwaltung den Bürgern online zur Verfügung stellen möchte.

Der modulare Aufbau der DocYard-Software ermöglicht die Anonymisierung entweder als Teil des Digitalisierungsprozesses oder als separate Verarbeitung eines vorhandenen digitalen Archivs. Durch die hardwareunabhängige Lizenzierung kann die Produktionskapazität auch einfach auf das gewünschte Level hochskaliert werden (durch zusätzliche Modulmanager).

Um ein vorhandenes digitales Archiv zu anonymisieren, kann ein Workflow in DocYard konfiguriert und verwendet werden, einschließlich der folgenden Prozessschritte:

  1. Analyse des Inhalts eines bestehenden Archivs und Ermittlung, welche personenbezogenen Daten in welchen Dokumenten (Typen) anonymisiert werden müssen. Es ist möglich um nur die Dokumente zu verarbeiten, die tatsächlich anonymisiert werden müssen. Es ist jedoch auch möglich, das gesamte Archiv DocYard vorzulegen. In diesem Fall wird der ausgewählte Dokumenttyp auf der Basis einer automatischen Klassifizierung ausgewählt.
  2.  Einrichtung von einem oder mehreren Formdesigns ein, um die personenbezogenen Daten automatisch zu erkennen.
  3. Den untenstehenden Workflow in DocYard importieren und konfigurieren. Danach den Job ausführen.
  4. Die Dokumente (alle Formate sind möglich, wie z.B. Tiff-, JPEG- oder PDF-Format) werden gelesen und in ein internes Format konvertiert.
  5. Anschließend ermittelt die Software für jedes Dokument welche Suchkriterien anzuwenden sind.
  6. Die Ergebnisse dieser Suche werden dem Anwender im Validierungsmodul angezeigt. Der Anwender kann die Felder bestätigen, aufheben oder auch weitere Felder manuell hinzufügen.
  7. Das Anonymisierungsmodul führt zwei Aktionen für die bestätigten Felder durch:grafisch wird der ausgewählte Text durcheinem schwarzen (oder andersfarbigen) Balken ersetzt und der dazugehörige OCR-Text im Dokument wird entfernt.
  8. Abschließend wird das Dokument mithilfe der Foxit MRC-Komprimierungstechnologie in eine im Volltext durchsuchbare PDF/A-Datei konvertiert.
  9. Optional ist es möglich, alle anonymisierten Felder pro Dokument in eine Audit-Datei zu schreiben. Diese Datei kann auch verwendet werden, wenn die Felder pseudonymisiert wurden und Original und Pseudonym definiert sind.

Ergebnis: Durch die Einrichtung intelligenter Workflows mit der DocYard-Software können Unternehmen auf einfache Weise große Mengen an Dokumenten und Daten irreversibel anonymisieren. Alle personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, werden entfernt, was die Einhaltung des neuen europäischen Datenschutzgesetzes (DSGVO) gewährleistet.

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