Die Organisation

Mit 16 verschiedenen Schulen, 15.000 Studenten und mehr als 1.400 Mitarbeitern ist Noorderpoort eines der größten regionalen Ausbildungszentren im dem Norden der Niederlande. Noorderpoort geht nach der Devise „think big – start small“ vor. Noorderpoorts Schulen haben ihren eigenen Charakter: Jeder kennt jeden.
Das Angebot bei Noorderpoort besteht aus: 170 verschiedenen Berufsausbildungen, vom Training für Betriebe Ausbildung über Umschulung oder Weiterbildung von Erwachsenen bis hin zu kurzen Intensiv-training und auch Langfristintegrationstraining.

Die Herausforderung

Noorderpoort wollte ein Dokumentenmanagement System einführen, das gleichzeitig eine Dokumentenkonvertierungs- und Verarbeitungslösung bietet. Der Grund dafür ist, dass Noorderpoort auf eine automatisierte und standardisierte Weise alle Dokumente archivieren will. Die Lösung musste in die bestehende IT-Umgebung leicht integrierbar sein und zusätzlich die Ziele für die Zukunft der Digitalisierung durch einheitliche Dokumenten-Workflows unterstützen.

Universitäten

Jede Bildungseinrichtung hat zwei Dokumenten- und Datenströme zu bewältigen, nämlich für die Mitarbeiter und die Studenten. Mit DocYard ist es sehr einfach, mehrere Workflows für unterschiedliche Anforderungen zu erstellen.

Der Ansatz

Docuwork hat zusammen mit Noorderpoort einen Plan entwickelt, um alle eingehenden Dokumente wie z.B. die Personalakten von Noorderpoort mit DocYard zu verarbeiten. Die Prozesskette umfasst folgende Schritte: Import in DocYard, automatische Klassifikation der Dokumente, manuelle Indexierung und eine abschließende Prüfung der Dokumente.
Die DocYard-Lösung ist mit der JOIN Software (Dokument Management Software, die von Doclogic BV zur Verfügung gestellt wurde) verbunden und nutzt Kodak Scanner, die ebenfalls von Docuwork implementiert wurden.

Ergebnis

Nach der ersten Installation und Schulung der Administratoren entwickelt Noorderpoort seine Workflows eigenständig und nimmt sie in Betrieb. Das war eines der wesentlichen Ziele von Noorderpoort.
DocYard wird bei Noorderpoort wie folgt genutzt:
-Human Resources – HR gescannte Dokumente und E-Mail-Verarbeitung
– Personal – Mutation
– Human Resources – PDF HR Dokumente auf splitten
– Studienfinanzierung – Finanzierungsunterlagen
– Studienfinanzierung – Finanzierungsunterlagen und alte Zertifikate
– Born Digital – Übersetzung Born Digital Dokumenten in PDF / A für JOIN software
– Mailroom – Poststelle Scannen von Dokumenten und E-Mail-Importer