Die SERVLOG GmbH & Co. KG mit Sitz in Oldenburg bietet professionelle und intelligente Logistiklösungen für die Aktenlagerung und für Materialarchive.
Ein weiterer Schwerpunkt ist die Digitalisierung von Dokumenten, ein Geschäftsbereich, der in den vergangenen Jahren zunehmend wuchs. So verarbeitet das Unternehmen derzeit etwa viele Millionen Seiten. Dazu gehört sowohl das Digitalisieren von täglich anfallenden Dokumenten als auch von Bestandsakten. Seit Ende 2017 hat SERVLOG die Integrationsplattform DocYard im Einsatz und profitiert vor allem von einem höheren Automatisierungsgrad innerhalb der Verarbeitungsprozesse.
DocYard deckt die gesamte Prozess- und die komplette Dienstleistungskette von Scandienstleistern ab.
Die Produktions- und Integrationsplattform haben wir speziell für Scandienstleister entwickelt.
Zum Tagesgeschäft des Unternehmens gehört vor allem die Verarbeitung von Patientenakten der in der Region ansässigen Krankenhäuser. Diese werden über den HL7- Standard in die Krankenhausinformationssysteme übertragen. Dazu holt SERVLOG werktäglich die Unterlagen von seinen Kunden ab und stellt sie laut Service-Level-Agreement innerhalb von 24 Stunden digital zur Verfügung. Die Akten sind heterogen aufgebaut und beinhalten von DIN A0 bis DIN A4 Dokumente unterschiedlicher Größen. Um einen reibungslosen Produktionsablauf sicherzustellen, behalf sich SERVLOG mit selbst erstellten Tools, die die Abläufe steuerten und dokumentierten. Dabei war viel Handarbeit angesagt.
Beim Akteneingang mussten die Mitarbeiter kontrollieren, ob die Inhalte vollständig zur Verfügung standen.
Außerdem war es notwendig, die Dokumente entsprechend anzuordnen, so dass sie stapelweise gescannt werden konnten und über Indexwerte anschließend in der richtigen Reihenfolge vorlagen. Dabei agierte SERVLOG vornehmlich nach der technischen Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Diese erlaubt es, Papierunterlagen nach dem Scannen zu vernichten. „Die Richtlinie schreibt vor, dass sämtliche Prozesse lückenlos dokumentiert werden müssen. Erfolgt dies manuell, ist das natürlich ein sehr aufwändiger Prozess“, erläutert Tim Martin, Leiter Digitalisierung bei der SERVLOG GmbH & Co. KG
Aufgrund des gestiegenen Auftragsvolumens stieß der Digitalisierungsspezialist an seine Grenzen und suchte beschleunigen sollte. Während der Recherche im Internet wurde Tim Martin auf DocYard aufmerksam. Dabei handelt es sich um eine Integrationsplattform, mit der Scandienstleister sämtliche Arbeitsschritte der Produktion in konfigurierbare Workflows überführen, steuern und sie zentral auswerten. Zusätzlich protokolliert die Lösung lückenlos sämtliche Produktionsdaten, so dass diese bei anschließenden Auswertungen oder für die Abrechnung zur Verfügung stehen. „Insbesondere der modulare Aufbau der Lösung schien für uns geeignet“, sagt Tim Martin. „Wir erhofften uns damit, unsere Projektabläufe einfacher auf die Kundenwünsche auszurichten.“
